Er komt heel veel kijken bij een bouwproject. Zo heb je te maken met heel veel documenten. Je kunt bijvoorbeeld denken aan contracten, budgetten, kostenramingen, bouwvergunningen, bouwtekeningen, foto’s en video’s, werknemers documenten, werkorders, specificaties, onderaannemingscontracten, veiligheidsdocumenten, wijzigingsopdrachten, kwaliteitsdocumenten, verzekeringsdocumenten, communicatie correspondentie en opleveringsdocumenten. Al deze papieren werden voorheen fysiek in ordners bewaard. Je kunt je vast wel indenken dat je soms lang naar iets moet zoeken op deze manier. Gelukkig kan het tegenwoordig ook digitaal bewaard worden, in zogenoemde document management systemen. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je hieronder.
Elk bouwproject is verschillend
Elk bouwproject is anders en dus ook het aantal documenten dat je nodig hebt voor een project. Maar hoeveel of hoe weinig documenten je ook nodig hebt, je moet deze wel op een correcte wijze bewaren. Je wilt namelijk geen papieren kwijtraken: je kunt hierdoor in de problemen raken én het staat onprofessioneel. Als aannemer heb je vast ook meerdere projecten naast elkaar lopen, dus je wil al deze documenten zo overzichtelijk mogelijk bewaren. Hier kunnen document management systemen jou bij helpen. Je kunt deze documenten namelijk rangschikken per project. Alles wat je nodig hebt, kun je hierin bewaren, beheren en delen met je teamleden. Alle bevoegden kunnen binnen een paar tellen de documenten zoeken die zij nodig hebben op dat moment.
Waar kun je een document management systeem voor gebruiken?
Een document management systeem is een soort bouwsoftware, welke onmisbaar is voor ieder bedrijf in de bouwsector. Dit is een tool waarin je al jouw belangrijke documenten kunt opslaan, beheren en delen met andere partijen. Alle documenten kunnen worden gecategoriseerd zodat je ze makkelijk terug kunt vinden. Daarnaast kun je kiezen welke werknemers of samenwerkingspartners je wel of geen toegang geeft tot de documenten, zodat informatie nooit in verkeerde handen kan vallen. Ook de samenwerking wordt beter dankzij deze software, omdat iedereen toegang heeft tot actuele informatie. Alle wijzigingen worden direct doorgevoerd en zijn zichtbaar voor andere bevoegden. Continu heen en weer mailen of bellen om te overleggen is dus voorbij, en daar kun je flink wat tijd mee besparen. Je kunt de software ook integreren met andere systemen binnen het bedrijf, waardoor je veel werkzaamheden kunt automatiseren.
Je bedrijf opschalen wordt een makkie met bouwsoftware
Je kunt je vast voorstellen dat door al deze automatiseringen en actuele versies het een makkie wordt om jouw bedrijf op te schalen. Je kunt makkelijker meerdere projecten naast elkaar uitvoeren, omdat het managen van deze projecten overzichtelijker wordt. De verschillende projecten worden duidelijk weergegeven in de systemen en je kunt dus per project bijhouden hoe het ervoor staat. Dat is fijn, want als jij wilt groeien als bedrijf, en dus meer projecten wil aannemen, is het belangrijk dat je het overzicht behoudt. Dankzij deze software verlies je je projecten niet uit het oog en daardoor is het onmisbaar als jij je concurrenten voor wil blijven.